Válida para clientes, interesados, candidatos y proveedores, así como socios comerciales y de cooperación
Con la siguiente información, le ofrecemos una visión general del tratamiento de sus datos personales por nuestra parte y de sus derechos conforme al Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) y a la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG). Qué datos se tratan en detalle y cómo se utilizan depende en gran medida de los productos y servicios solicitados o contratados en cada caso.
1. Responsable de TI
Senseca Germany GmbH
Tenter Weg 2-8
42897 Remscheid
Alemania
Teléfono +49 (0) 2191 / 9672 0
Fax +49 (0) 2191 / 9672 40
Correo electrónico info(at)senseca.com
Internet www.senseca.com
2. Delegado de protección de datos del responsable
GINDAT GmbH
Sr. Arndt Halbach
Wetterauer Str. 6
42897 Remscheid
Alemania
Teléfono +49 (0) 2191 909 / 430
Correo electrónico datenschutz(@)senseca.com
3. Datos y servicios
a) Fuentes
Tratamos los datos personales que recibimos de usted durante nuestra relación comercial. Además, tratamos (en la medida necesaria para la prestación de nuestros productos y servicios) los datos personales que hayamos recibido lícitamente de otras empresas de Senseca Germany GmbH o de otros terceros (por ejemplo, para la ejecución de pedidos, la ejecución de contratos o sobre la base del consentimiento otorgado por usted). Por otro lado, tratamos los datos personales que hayamos obtenido lícitamente de fuentes de acceso público (p. ej., registros mercantiles y de asociaciones, prensa, medios de comunicación, internet) y que estemos autorizados a tratar.
b) Categorías de datos personales
Al iniciar una relación comercial o crear datos maestros, pueden recopilarse, tratarse y almacenarse los siguientes datos personales:
Datos de dirección y comunicación (nombre, dirección, teléfono, dirección de correo electrónico, otros datos de contacto), datos maestros personales (fecha/lugar de nacimiento, sexo, nacionalidad, estado civil, capacidad de obrar, clave del grupo profesional), datos de legitimación (p. ej., datos del documento de identidad), datos de autenticación (p. ej., muestra de firma), número de identificación fiscal.
Al utilizar productos y servicios en el marco de los contratos celebrados con nosotros, además de los datos mencionados anteriormente, pueden recopilarse, tratarse y almacenarse esencialmente los siguientes datos personales adicionales:
Datos maestros del contrato (datos del pedido, datos derivados del cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales, detalles de posibles beneficiarios terceros), datos de facturación, prestación y pago (datos de domiciliación bancaria, información fiscal), otros datos maestros personales (profesión, empleador), datos de documentación (p. ej., registros), datos de producto (p. ej., servicios y productos solicitados o contratados) y los siguientes documentos sobre solvencia comercial: cuentas de resultados, balances, evaluaciones de gestión empresarial, tipo y duración del trabajo por cuenta propia.
c) Datos de contacto con el cliente
En el transcurso de la fase de inicio de la relación comercial y durante esta, en particular a través de contactos personales, telefónicos o escritos iniciados por usted o por Senseca, se generan datos personales adicionales. Estos incluyen, por ejemplo, información sobre el canal de contacto, la fecha, el motivo y el resultado, copias (electrónicas) de la correspondencia e información sobre la participación en actividades de marketing directo.
d) Página de empleo y ofertas de trabajo
Descripción y alcance del tratamiento de datos
Nuestro sitio web ofrece la posibilidad de solicitar los puestos vacantes en nuestra empresa. Para presentar una solicitud con nosotros se requieren ciertos datos. Estos pueden variar según el puesto, pero normalmente incluyen nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, currículum y otros datos. Durante el proceso de solicitud, es posible que le solicitemos información adicional para avanzar en el proceso o realizar una oferta de contrato. Esta puede incluir datos como fecha de nacimiento, sexo, trayectoria profesional, cualificaciones, conocimientos de idiomas y lugar de residencia. Los datos se eliminarán automáticamente seis meses después de la finalización de su proceso de solicitud.
Para la gestión de candidatos y la realización de entrevistas, utilizamos un proveedor de servicios externo: Personio GmbH & Co. KG, un proveedor de servicios en la nube con sede en Múnich. Personio cumple todos los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos de la UE y es conforme con la protección de datos tanto como organización como en su software, de acuerdo con el RGPD de la UE.
La base jurídica para el tratamiento de los datos es el consentimiento conforme al art. 6.
Apdo. 1 letra a) del RGPD. El consentimiento se obtiene en el contexto de la presentación de la solicitud.
La recopilación de datos tiene como único fin llevar a cabo el proceso de solicitud para un puesto concreto. La fecha y la hora de la solicitud se recopilan únicamente con el fin de documentar la recepción de la solicitud.
El consentimiento para el almacenamiento y tratamiento de los datos, así como para su uso en el contexto de un proceso de solicitud, puede revocarse en cualquier momento.
Si la revocación para el almacenamiento y el tratamiento se realiza con efecto inmediato, esto pone fin automáticamente al proceso de solicitud.
d) Servicios de la sociedad de la información
Al tratar datos en el contexto de los servicios de la sociedad de la información, recibirá más información sobre protección de datos en relación con el servicio correspondiente.
4. Finalidad y base jurídica del tratamiento
Tratamos los datos personales mencionados en el punto 3 de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) y en la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG):
a) Para el cumplimiento de obligaciones contractuales (artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD).
El tratamiento de datos personales se lleva a cabo para la celebración, ejecución y extinción de un contrato de suministro de productos o prestación de servicios, así como para la ejecución de medidas precontractuales para la preparación de ofertas, contratos u otras solicitudes dirigidas a la celebración de un contrato, realizadas a petición suya.
Las finalidades del tratamiento de datos se basan principalmente en los productos y servicios concretos y pueden incluir, entre otras cosas, análisis de necesidades, asesoramiento y asistencia. Puede encontrar más detalles sobre la finalidad del tratamiento de datos en los respectivos documentos contractuales (también precontractuales) de nuestra colaboración. Los interesados pueden ser contactados, teniendo en cuenta las restricciones que hayan expresado, durante la fase de inicio del contrato, y los clientes, proveedores y socios comerciales y de cooperación pueden ser contactados durante la relación comercial, utilizando los datos que hayan facilitado.
b) Sobre la base de su consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD).
En la medida en que nos haya dado su consentimiento para tratar datos personales para determinados fines
(p. ej., transferencia de datos dentro del grupo de empresas), la licitud de este tratamiento se basa en su consentimiento. Cualquier consentimiento otorgado puede revocarse en cualquier momento. Esto también se aplica a la revocación de las declaraciones de consentimiento que nos haya otorgado antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos de la UE, es decir, antes del 25 de mayo de 2018. Tenga en cuenta que la revocación solo surte efectos para el futuro. El tratamiento realizado antes de la revocación no se ve afectado. Puede solicitarnos en cualquier momento una visión general del estado de los consentimientos que nos haya otorgado.
c) Por requisitos legales (artículo 6, apartado 1, letra c) del RGPD) o por razones de interés público (artículo 6, apartado 1, letra e) del RGPD).
Estamos sujetos a diversas obligaciones legales, así como a requisitos jurídicos, y tratamos datos, entre otros, para los siguientes fines: verificación de identidad y edad, cumplimiento de las obligaciones de control e información conforme al derecho tributario, y evaluación y gestión de riesgos dentro del grupo de empresas.
d) En el marco de la ponderación de intereses (artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD).
En la medida necesaria, tratamos sus datos más allá de la ejecución propiamente dicha del contrato para proteger intereses legítimos propios o de terceros. Ejemplos:
- Comprobación y optimización de procedimientos para el análisis de necesidades y la captación directa de clientes, incluidas segmentaciones y cálculo de probabilidades de cierre
- Publicidad o estudios de mercado y de opinión, siempre que usted no se haya opuesto al uso de sus datos
- Ejercicio de derechos legales y defensa en litigios
- Garantía de la seguridad informática y del funcionamiento de los sistemas de TI
- Consulta e intercambio de datos con agencias de crédito para determinar la solvencia o el riesgo de impago
- Prevención de delitos
- Videovigilancia para salvaguardar los derechos domiciliarios y recabar pruebas en caso de actos delictivos
- Medidas de seguridad en edificios y oficinas (p. ej., controles de acceso)
- Medidas para salvaguardar los derechos domiciliarios
- Medidas de gestión empresarial y desarrollo de servicios y productos
- Gestión de riesgos dentro del grupo de empresas
5. Destinatarios de los datos
Dentro de Senseca Germany GmbH, tienen acceso a sus datos aquellos departamentos que los necesitan para cumplir nuestras obligaciones contractuales y legales. Los proveedores de servicios que empleamos también pueden recibir datos para estos fines, siempre que cumplan nuestras instrucciones escritas en materia de protección de datos.
En cuanto a la transferencia de datos a destinatarios fuera de Senseca Germany GmbH, cabe señalar en primer lugar que estamos obligados a mantener la confidencialidad sobre toda la información relacionada con los clientes de la que tengamos conocimiento. Solo podemos facilitar información sobre usted si así lo exigen disposiciones legales, si usted ha dado su consentimiento y/o si los encargados del tratamiento contratados por nosotros garantizan del mismo modo las especificaciones del Reglamento General de Protección de Datos de la UE y de la Ley Federal de Protección de Datos.
En estas condiciones, los destinatarios de datos personales pueden ser, por ejemplo:
- Organismos e instituciones públicas en caso de obligación legal u oficial.
- Encargados del tratamiento a los que transferimos datos personales para llevar a cabo la relación comercial con usted. En concreto: soporte/mantenimiento de aplicaciones informáticas, archivado, tratamiento de documentos, servicios de centro de atención telefónica, servicios de cumplimiento normativo, control de gestión, destrucción de datos, compras/adquisiciones, gestión de espacios, recuperación, administración de clientes, servicios de envío postal, marketing, tecnología multimedia, elaboración de informes, investigación, control de riesgos, gestión de gastos, telefonía, legitimación por vídeo, gestión del sitio web, servicios de auditoría, operaciones de pago.
Otros destinatarios de datos pueden ser aquellas entidades para las que usted haya dado su consentimiento a la transferencia de datos.
6. Transferencia de datos a terceros países o a organizaciones internacionales
La transferencia de datos a países fuera de la UE o del EEE (los denominados terceros países) solo se lleva a cabo si es necesaria para la ejecución de sus pedidos, si así lo exige la ley (p. ej., obligaciones de información conforme al derecho tributario), si usted nos ha dado su consentimiento o en el marco de un tratamiento de datos por encargo. Si se recurre a proveedores de servicios en un tercer país, estos están obligados, además de mediante instrucciones escritas, por el acuerdo de las cláusulas contractuales tipo de la UE, a respetar el nivel de protección de datos vigente en Europa.
7. Duración del almacenamiento de datos
Tratamos y almacenamos sus datos personales durante el tiempo necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales y legales. Si los datos ya no son necesarios para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, se eliminarán periódicamente, salvo que su tratamiento posterior (temporal) sea necesario para los siguientes fines:
- Cumplimiento de los plazos de conservación en materia mercantil y tributaria conforme al artículo 257 del Código de Comercio alemán (HGB) y del Código Tributario alemán (Abgabenordnung), con los plazos allí especificados para la conservación o documentación, de dos a diez años.
- Conservación de pruebas en el marco del plazo de prescripción. Conforme a los artículos 195 y siguientes del Código Civil alemán (BGB), estos plazos de prescripción pueden llegar hasta 30 años, siendo el plazo de prescripción ordinario de tres años.
8. Obligación de facilitar datos
En el marco de nuestra relación comercial, usted debe facilitar los datos personales necesarios para el establecimiento y la ejecución de una relación comercial y el cumplimiento de las obligaciones contractuales asociadas, o que estemos legalmente obligados a recopilar. Sin estos datos, por lo general nos veremos obligados a rechazar la celebración del contrato, la prestación de productos y servicios, o dejaremos de poder ejecutar un contrato existente y podríamos tener que rescindirlo.
9. Decisiones automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)
Para el establecimiento y la ejecución de la relación comercial, por lo general no utilizamos decisiones totalmente automatizadas (incluida la elaboración de perfiles) conforme al artículo 22 del RGPD. Si utilizáramos estos procedimientos en casos concretos, le informaremos de ello por separado, siempre que así lo exija la ley.
10. Elaboración de perfiles
Tratamos sus datos, en parte, de forma automatizada con el fin de evaluar determinados aspectos personales (elaboración de perfiles). Utilizamos la elaboración de perfiles, por ejemplo, para poder informarle y asesorarle sobre productos de forma específica con la ayuda de herramientas de evaluación. Estas permiten una comunicación y publicidad basadas en las necesidades, incluidos los estudios de mercado y de opinión.
11. Sus derechos
Conforme a los artículos 15 a 21 del RGPD, siempre que se cumplan las condiciones allí descritas, usted puede ejercer los siguientes derechos con respecto a los datos personales que tratamos.
Puede solicitar información conforme al artículo 15 del RGPD sobre sus datos personales tratados por nosotros.
Si se tratan datos personales incorrectos, tiene derecho a la rectificación conforme al artículo 16 del RGPD. Si se cumplen los requisitos legales, puede solicitar la supresión o la limitación del tratamiento (artículos 17 y 18 del RGPD).
Tiene derecho a revocar su declaración de consentimiento en materia de protección de datos en cualquier momento. La revocación del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento llevado a cabo sobre la base del consentimiento hasta el momento de la revocación.
Derecho de oposición conforme al artículo 21 del RGPD.
El interesado tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernan, cuando dicho tratamiento se base en el artículo 6, apartado 1, letra e) o f), del RGPD; esto también se aplica a la elaboración de perfiles basada en dichas disposiciones.
12. Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
Conforme al artículo 77 del RGPD, todo interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control si considera que el tratamiento de los datos personales que le conciernan infringe el RGPD. La autoridad de control competente en materia de protección de datos es el Comisionado Estatal de Protección de Datos del estado federado en el que tiene su sede nuestra empresa.
Comisionado Estatal para
la Protección de Datos y la Libertad de Información de Renania del Norte-Westfalia
Apartado de correos 20 04 44
40102 Düsseldorf
poststelle@ldi.nrw.de